サービスの流れ

打　　合　　せ

まず、打ち合わせをさせて頂き、お客様からセミナーや講習会の概要をお聞きします。どのようなセミナーを開催されているのか、どこで開催されているのか、参加人数や運営スタッフの人数、何日間なのか、また、月間の開催日数や年間の開催日数、講座の種類や資格試験があるのかなどを確認させて頂きます。次に、セミナーで使用する紙類や備品についてお聞きします。テキストや問題用紙、解答用紙、配布資料などの紙類と鉛筆や名札、ガムテープ、ゴミ袋やプロジェクターなど紙類以外の備品を細かく確認します。次にテキストなどの紙類の仕様についてお聞きします。サイズ・ページ数・部数・色数・製本形態・用紙種類・原稿データの状態などを確認します。次に紙類以外の備品の梱包数や手配から在庫数などをお聞きします。予算についても確認させて頂きます。最後にご希望をヒアリングします。「頻繁に内容物を変更したい」や「参加人数＋予備を各会場ごとに数量を分けたい」など、遠慮なくご提示頂ければと思います。

ご提示・ご契約

お打ち合わせでお聞きした内容を踏まえて、後日、弊社ができる対応をご連絡させて頂きます。基本的にはすべてのご希望に添えるように調整させて頂きます。内容に問題がなければ、ご契約させて頂き、どのように進めていくか、スケジュールや具体的な対応について決めさせて頂きます。

情　報　共　有

ミスなく業務を進行するために、情報共有は不可欠です。セミナーの月間スケジュールをEXELの表にて共有し発送先や入稿日・発送日・着日も共有します。発送した発送伝票も共有し、問題なく届いているか、お互いに確認します。また、講座ごと、もしくは会場ごとに梱包物が異なる場合、その都度、チェックシートを作成し、こちらも共有します。

印刷・備品手配

備品をあらかじめ手配して在庫して管理します。足りなくなってきたらお客様に確認して備品の補充を行います。テキストは大量印刷して在庫するので、部数だけ確認して備品とは別口で発送します。問題用紙や解答用紙も各会場、各講座で共通な場合は大量印刷して在庫しておきます。共通でない場合はその都度、即日印刷で対応します。

梱　包・発　送

チェックシートを元に備品類を必要数、梱包していきます。都度印刷の場合は問題用紙や解答用紙、配布資料の印刷を行います。梱包が完了次第チェックして、絶対にミスが無いように2人目によるダブルチェックを行います。月間スケジュールの発送先を元に発送伝票を作成して、こちらもダブルチェックして発送します。最後に発送伝票を共有して完了します。

返　送　受　取

お客様の方でセミナーや講習会を各会場で開催して頂き、終了次第、弊社の方に返送して頂きます。返送物を開封して使用できるものとできないものに分けます。

在庫管理・整理

使用できないものは廃棄します。（会場で廃棄できない紙類もお送り頂ければ弊社の方で廃棄します。）使用できるものは管理している在庫に整えて戻し、再利用します。

再　　利　　用

使用した鉛筆などは再度削って、再利用します。予備で使用しなかった問題用紙や解答用紙なども再利用できるものは所定の在庫場所に戻します。再利用できるものはすべて再利用しますので、非常に効率的にセミナー運営を行うことが可能です。